5 ventajas asociadas a la digitalización de la toma de datos en campo
Cada vez más, las organizaciones son conscientes de la importancia de contar con información para la toma de decisiones. Ya sea para análisis interno de procesos, o cuando dan servicios a clientes externos y deben certificar sus tareas.
Hoy más que nunca, con la utilización de los servicios de nube, el crecimiento y adopción de celulares inteligentes, y la migración hacia la utilización de servicios por suscripción, la barrera para empezar a digitalizar la toma de datos en los procesos de campo es prácticamente inexistente.
Ventajas de la digitalización
Aquí va una lista corta de 5 beneficios asociados a la digitalización de la toma de datos en campo con celulares y tabletas mediante el uso de plataformas como Field.
1. Conviertan los procesos en digitales
Un excelente lugar para comenzar esta transformación es identificar cuáles son los procesos que aún utilizan formularios en papel. Si hay un gran volumen de planillas y formularios en papel que se utilizan para tareas diarias de campo, esta puede ser una oportunidad para comenzar a usar formularios digitales.
Sugerencia: Considerar la posibilidad de cambiar a formularios digitales en lugar de papel para capturar datos desde cualquier lugar en un dispositivo móvil y haciendo más eficiente y transparente el proceso. Empezar con aquellos procesos que van a tener una menor resistencia de los usuarios de campo y mayor impacto en el negocio.
2. Aprovechen las plataformas que permiten mejorar la productividad
El crecimiento en la oferta de celulares inteligentes, la baja de precios y el conocimiento de los operarios y técnicos de campo en el uso de estas nuevas “computadoras” representan una oportunidad inmejorable para comenzar a digitalizar la recolección de datos en campo. Esto, combinado con la cantidad cada vez mayor de plataformas y soluciones como Field que funcionan en la nube, representan una oportunidad inmejorable para atacar el problema.
Es verdad que la conectividad aun no es muy buena fuera de las zonas urbanas, pero incluso con soluciones como Field eso puede no ser un obstáculo. Existen soluciones que permiten la sincronización entre los servicios de nube y los celulares y que luego funcionan totalmente offline y sin necesidad de estar conectados.
Sugerencia: identificar aquellos procesos en los cuales contar con la información en forma rápida y sin errores va a representar un aumento importante de la productividad.
3. Estandaricen los tipos de datos y valores que se toman en campo
La estandarización de los datos es clave no solo para facilitar las tareas de los usuarios de campo, sino también de cara la obtención de indicadores de control y gestión, que es el paso natural y siguiente a la toma de datos en campo. Sean estos datos de Partes Diarios, mantenimiento, calidad, control ambiental, etc., siempre suma poder prepararse para el cálculo de indicadores. Y este concepto es válido tanto para el nombre de variables o campos en distintos formularios como en la presentación de listas desplegables (bueno, malo, regular), campos obligatorios, campos de valores múltiples, rangos de valores permitidos, etc.
La experiencia de nuestros clientes nos muestra que mediante la estandarización se reduce significativamente no solo los errores al momento de llenar planillas, sino también los tiempos de capacitación del personal.
A que nos referimos con estandarización? Por ejemplo:
- Listas desplegables. Mostrar una lista de valores posibles (bueno, malo, regular); dar una lista de nombre de partes que se están inspeccionando; dar un porcentaje de avance de una obra (10, 50, 75, 100%) etc.
- Campos obligatorios. Usar la opción de marcar algunos campos como obligatorios a fin de asegurarnos que los mismos sean tomados.
- Rango de valores permitidos: Usar la opción de poner valores mínimos y máximos permitidos a fin de imposibilitar el ingreso de datos irreales.
- Campos de valores múltiples. Usar esta opción para hacer más completo el relevamiento (Ej. Estado del Tiempo: frio, lluvioso, soleado, ventoso, nublado, etc.)
- Importación de datos de bases de datos externas. Usar esta opción para mantener integridad e historia sobre ciertos tipos de datos.
Sugerencia: pensar en los formularios digitales como una opción con enorme valor agregado comparado con los formularios en papel, y que a su vez ayuda a ordenar los procesos.
4. Integren los datos de campo con el resto de los datos de la empresa
Una forma de pensar en Field u otras de las soluciones para toma de datos en campo como Field es como una extensión “móvil” de los sistemas de empresa o de los sistemas que no tienen capacidad para trabajar en un celular o Tablet. Y esto se logra a través de la integración con los sistemas existentes en la empresa.
Con Field, esta integración se puede implementar fácilmente en ambos sentidos: esto es, la posibilidad de traer datos desde sistemas externos e integrarlos en los formularios móviles, como también la posibilidad de subir los datos tomados en campo con Field app e integrarlos con los sistemas propios de la empresa. Además, Field recientemente incorporo la opción de sincronizar no solo los formularios sino también las bases de datos externas para que Field app pueda funcionar totalmente offline como si estuviera conectada a la red.
Incluso, Field permite, sin necesidad de una sola línea de programación, definir reglas para funciones tales como envío automático de mails con los reportes tomados en campo. Y esto se puede definir tanto a usuarios preestablecidos como también a diferentes usuarios dependiendo de los valores tomados en campo.
Sugerencia: pensar en herramientas como Field como una extensión móvil de los sistemas propios de la empresa utilizando las capacidades de integración via APIs y otros mecanismos.
5. Trazabilidad, control y eficiencia
Mas allá de todos los beneficios mencionados anteriormente, el uso de este tipo de plataformas tiene un beneficio adicional muy importante y es que contribuye enormemente a ordenar el trabajo de los operarios y técnicos de campo, y de los supervisores que están en la oficina y mas cerca de la gestión diaria de los procesos.
Uno de los beneficios mas comentados por nuestros clientes es la reducción de los tiempos de certificaciones de las tareas realizadas en campo. Herramientas como Field, permiten conocer el lugar exacto (mediante el GPS del celular) en donde se realiza las tareas, contar con fotos geolocalizadas y con fecha y hora, registrar una firma de aprobación, leer códigos de barra o QR, etc., y ahorrarse los tiempos en que los técnicos de campo tienen que volver a la oficina a ingresar información en un sistema. Todo esto, se elimina contribuyendo a mayor control y eficiencia.
Sugerencia: Poner el foco en los trabajos de campo, cuya supervisión es más importante y comenzar a digitalizar ahí la recolección de datos.
